建立档案目录数据库中目录录入应注意的问题

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摘要：目前计算机技术不断发展，使人们进入信息化时代，在档案管理方面开始构建档案目录数据库，由计算机作为载体的档案目录数据库主要特点是高效性、标准化以及通用性，其能够收集

目前计算机技术不断发展，使人们进入信息化时代，在档案管理方面开始构建档案目录数据库，由计算机作为载体的档案目录数据库主要特点是高效性、标准化以及通用性，其能够收集整理多年来的档案信息，用户通过计算机即可查阅，用户在浏览过程中提出的连接档案与数据的新要求，只需要投入较少的时间与精力也能够满足，以供用户调阅，将档案作为一定范围内信息的连接站，通过数据库能够使信息更具可利用性，并且做出有效服务。除此之外，档案目录数据库可实现远程传输，能够进行异地应用，向用户提供更大的便利，促进数据库不断普及，用户能够充分了解和使用档案，将档案作用发挥出来。因此应该有效建设数据库，在建设中录入目录是其中的重要环节，因此应加以重视，避免出现录入错误的情况，对档案查阅产生影响。

1 档案室与其他部门联合共建数据库

该数据库主要组成由两部分，一部分是在立卷改革之前形成的数字化档案，文件级目录录入时间跨度长，并且有较大数量；另一部分是在改革后，计算机重新录入归档文件目录，文件级录入文件时间段以及有较少数量是其主要特征。当部门作为立档单位时，需要分散计算机录入工作至单位中的各个部门中，由此进行科学录入。档案室对归档文件进行接收后，也能够对电子目录进行接收，由此形成档案目录的数据库。此外，应该扫描重要的原文件，并上交至档案室。数据库建设中的基础是数据，数据质量会在一定程度上影响自动检索系统质量以及是否能够实现信息网络化，在数据录入环节需要严格把关[1]。档案管理人员应具备严谨工作作风，将归档编目任务落实到岗位以及个人身上，确保每一环节工作具有相应标准、计划，并且进行检查和执行，将质量关系处理好。当归档文件不具备良好规范性时，可选择深层次著方法进行解决。使用DARMS 系统软件时，能够结合实际情况，对著录机构问题栏目进行补充，利用计算机来检索，以此形成虚拟案卷，通过移交电子目录构成电子档案目录中心。档案室工作主要是指导和监督电子档案目录的形成、整理以及保管，对一些电子档案目录进行转换和接受，最终构成档案目录数据库。

2 目录录入需注意的问题

2.1 录入前整理不规范卷内目录

①修改不规范文件标题。标题名称可采用“通知”以及“纪要”以及逐级文件字号等来代替。没有明确题名的需要另拟题名，并且需要使用括起来。②考证无责任者及年代。需有统一规范的责任者名称，防止一个作者出现多种称呼的情况，通常是包含区域以及通俗简称；此外，也应更正文件的顺序号以及页码号。③案卷中会有多卷页号相连的情况，需要分卷编号。④根据年代、文件编号以及发文单位代字来补齐不规范文件的编号。⑤文件标题重新拟写，不可直接用笔在卷内目录上添加年代以及责任者等信息，需要使用其他只写好，并保存在案卷中，同时保证案卷的完整性。⑥任免干部通知需要将人名全部录入，在整理中需要注明责任者、单位[2]。

2.2 目录录入注意问题

①录入文件及目录可直接调案录入，防止出现漏订或是错订目录的情况，确保其准确性。②录入时，对于没有清晰考证的责任者以及年代不详的可以空着。③责任者较多时录入主要的2 人；多发文字号情况下，对第一文字号进行录入。④设置档号时，如果目录号只有1 位时，需要在前面加0；案卷号应空格，3 位数空1 格，2 位数空2 格，1 位数空3 格，并且中间应用半角横线连接，避免目录顺序颠倒。此外，档号主要是指全宗号、目录号、代字以及案卷号。⑤对于文件发文字号中存有“第”字的，也应录入；标题中用汉字录入年月日，公元纪年也应打入全程。⑥文件目录存在录入页码问题，在上世纪90 年代后目录没有止页号，只有起页号，那么需统一录入起止页号。⑦对于附号卷，需跟在所附卷后录入，通过新增直接录入。

3 保证标准以及规范程度

数据库需要与国家标准相符，同时应该便于操作。统一规定档案室各立档部门之中的文件级档案著录项目、内容、数据库结构以及格式，并且要提升数据库的硬件数据指标、管理软件以及文档格式的规范程度以及标准化。统一软件使得档案目录数据库构建初期在著录项目、结构以及格式上实现统一，确保电子目录通过档案室进行共享，将受到软件影响出现不能读取以及无法转换数据的问题进行解决。

文章来源：《数字化用户》 网址: http://www.szhyhbjb.cn/qikandaodu/2021/0520/1873.html

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