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档案管理工作数字化转型的当务之急与对策

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档案管理工作数字化转型的当务之急

泛娱乐化负面影响。图文结合的媒介信息吸引了大众眼球，档案存储数据纯粹化的文字形式显然难以吸引受众群体。在数据时代泛娱乐化的基调潜移默化影响公众，馆藏档案数据留出之后被涂抹、篡改、拼接的比例很大，以至于档案数据的精准度和严谨性荡然无存。而且在阐释档案注解、填补档案信息、丰富档案内容等工作中，形式过于简单、内容较为片面、缺乏严谨论证的例子比比皆是。那么在泛娱乐化的负面影响下，如何平衡好档案管理工作的自身特色，又发挥出数据化的优势，成为档案管理工作质量的时代课题，更是亟待解决的现实工作问题。

存储数据失真问题。档案管理工作的数字化发展已成必然趋势，然而数据量不断加大之后，未必对档案馆工作完全有利，存储数据失真问题便是一大痛点。一方面，是数据材料填报有必填选项内容，而纸质档案往往存在信息残缺问题，上传数据档案时容易出现人为弥补档案缺失部分的情况，从而产生存储数据真实性弱化的联带问题。另一方面，数据材料并非原始资料，尤其部分珍贵文献资料的存档，都需要逐一拍照以保护数据档案真实性。然而即便是超高分辨率的拍摄技术，也很难真正完整还原这些原始资料，故而档案存储数据存在模糊边界。除此之外，档案编研工作本身具有一定的主观性和思想创造性，需要通过不断的交流讨论完善档案材料管理。而数据化的发展，令档案筛选、加工、整理等一系列工作内容变得程序化、系统化、机械化，却并非绝对的智能化。故而档案存储数据通过硬性编辑反而弱化了其档案内容的丰富性，也因此产生了数据失真的关联问题。

数据丢失风险拖累。档案管理工作推进数字化建设之后，档案数据丢失的风险并未完全抹除。以往时期多数学者认为，纸质档案存储容易因自然灾害或人为管理不当，造成档案损毁和丢失的风险。误以为数据档案存储和管理的安全性更高，损毁和丢失的风险更低。然而从近年来的档案管理实践工作中也不难发现，数据档案丢失或损毁的可能性也很高。这是因为数据档案都需要通过计算机硬盘存储，而病毒侵入或人为操作不当也会造成数据丢失风险。虽然数据存储技术升级之后，云端平台存储功能优化之后，但是毕竟云端数据库密码仍然掌握在个人手中，一旦登陆密码丢失，或者黑客入侵网络终端，同样会造成档案数据丢失风险。纸质档案丢失风险固然存在，但也很难一夜之间搬空整个档案馆。但是档案数据丢失，往往只是在分秒必争的瞬间。故而在档案管理工作进入数字化时代之后，当务之急必须解决数据档案存储安全性的问题，否则数字化转型只会对档案管理工作造成额外负担。

支持档案管理工作数字化转型的发展对策

纠正档案管理工作态度。档案管理工作面对泛娱乐的数据时代诟病，首先应当脱离舆论视角的非专业操作。数据化并无法完全取代人工操作，来完成档案校准、编辑、整理、审核等一系列工作，只是将更多繁重的档案管理工作进行了数据程序化处理。那么档案管理工作的进一步改善，必须纠正档案管理工作态度，全新认知档案管理工作数字化转型之后可能产生的一系列问题。尤其不能完全依靠计算机系统，因为计算机系统无论如何升级，也很难达到智能化的智慧思考，更无法从人性化视角考量何种档案具有人文价值，何种档案具有历史意义。因此，档案管理工作在数据化时代必须正视自身位置，依靠以往时期的档案管理工作经验来适应数据化变革，而并非受泛娱乐化的数据蒙蔽，才能在数据转型之后持续提高档案管理工作质量。

引进档案数据存储技术。加强档案存储数据的真实性，主要需引进档案数据存储技术，依靠硬件存储设备的改造升级，来避免档案数据失真问题。可以尽量购置新型设备，主要以档案存储便捷性为前提，依据档案馆实际工作需要选择具体设备类型。例如Power Vault ME4系列存储设备，借助适用于入门级SAN和DAS工作负载的存储模式，令档案管理工作效率成倍提高。整合档案存储数据时，ME4系列非常适合提升HPC、Exchange、备份、VDI等许多应用程序的性能，故而对档案数据存储信息的保护性更强。ME4系列旨在提供多项功能，支持各种驱动器类型、多协议、一应俱全的软件功能，因此档案数据调整操作平台后亦然不会出现失真问题。同时ME4系列配置了两个高密度5U基础系统选项，存储空间更高且更适合海量档案存储的需求，根据档案管理工作实际需要可附加扩展盘柜。